Reisijate nimekiri saabumisel

Navigation:  Süsteemi töö > Laevakülastused (LK) > LK loomine > Saabumise dokumentide vormistamine >

Reisijate nimekiri saabumisel

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Reisijate andmed saabumisel Süsteemi sisestab Laevaagendi firma kasutaja.

 

Reisijate andmete LK´e juurde sisestamise võimalused:

 

1. skaneeritud dokumendina  "Dokumendid" Saabumisel ekraanivormi kaudu;

2. või kasutada selleks XLS/XML/XLSX formaadis dokumendi üles laadimise võimalust;

3.  või sisestada andmed käsitsi LK´e saki ekraanivormi "Reisijad" kaudu (samale ekraanivormile kopeeritud ka XLS/XML/XLSX formaadis dokumendi üles laadimise võimalus). Sama funktsiooni võimalik kasutada ka üles laaditud faili andmete järgnevaks korrigeerimiseks vajadusel - otse nimetatud ekraanivormi sees.

 

NB! Juhul kui Süsteemi on andmed üles laaditud skaneeritud originaaldokumendina ja samas on vastavad andmed Süsteemi sisestatud ka käsiti läbi ekraanivormi (või XLS/XML/XLSX faili abil üles laaditud)  -  eelistab Süsteem digiallkirjastamisel automaatselt skaneeritud dokumendi versiooni.  

 

NB! - excel4 - Süsteemi on Administraatori poolt üles laaditud nõutud formaadis XLS-faili mall reisijate andmete sisestamiseks, mida Kasutajad saavad alla laadida ja (vajadusel) kasutada  järgnevalt nõutud andmete sisestamiseks Süsteemi (vt. faili Näidist allpool).

 

 

1. Reisijate andmete üleslaadimiseks skaneeritud dokumendina:

 

1.1. Sisene Süsteemi alamlõiku "Laevakülastused", läbi alalõigu "Peamine" menüüs.

 

1.2. Leia vajalik LK Laevakülastuste nimekirja kaudu. Kasuta vajaliku LK leidmiseks vajadusel filtrit nimekirja päises (andmete sisestamise abiks vt. alamlõiku "Abifunktsioonid ja võimalused" alalõigust "(c)ONE tarkvara lühikirjeldus")

1.3. Sisene LK`se vastava rea alguses paikneva nupu LKnupp kaudu nimekirjas ja sealt sakile "Dokumendid" (Saabumisel)".

 

Näidis: "Dokumendid" ekraanivorm Saabumisel

 

passengers1

1.4. Sisesta infobloki "Ülddeklaratsioon" väljadele "Reisijate arv", "Alla 12-aastaste laste arv" ja "Piletita reisijad" käsitsi vajalik isikute arv.

 

1.5. Infobloki "Skaneeritud sokumentide versioonid" reale "Reisijate nimekiri", laadi üles sobiva formaadiga vastavasisuline dokument, klikiga nupul "Vali" (standartne funktsioon faili üleslaadimiseks kasutatava tööjaama kõvakettale).

P.S. Sobivas formaadis XLS dokumendi saab eelnevalt alla laadida klikiga nupule excel4  samal real.

 

Näidis:  skaneeritud Reisijate nimekirja dokumendi üleslaadimine saabumisel

 

passengers2

 

NB! Juhul kui Reisijate arvu üldandmed sisestatakse Süsteemi saabumise Ülddeklaratsiooni ekraanivormi käsitsi, siis on vastava skaneeritud dokumendi üleslaadimine LK juurde kohustuslik (vastasel juhul ilmub salvestamisel vastavasisuline veateatis).

 

NB! Üles laadimiseks kokkuleppel lubatud ainult järgmistes formaatides skaneeritud dokumendid: PDF või pildifail TIFF, JPEG, JPG, PNG, EPS (teiste formaatide üles laadimisel ilmub vastavasisuline Veateatis: veateatis2

 

NB! Juhul kui Süsteemi on LK juurde juba üles laaditud Reisijate nimekirja XLS/XML või XLSX formaadis dokument infobloki all "Ülddeklaratsioon", siis ei ole enam järgnevalt võimalik üles laadida vastavate dokumentide skaneeritud versioone infobloki alla "Skaneeritud dokumentide versioonid". Samas kui dokumendid üle laadida vastupidises järjekorras säilub Süsteemis ka skaneeritud dokumendi versioon.

 

NB! Juhul kui Agendi poolt on juba õiges formaadis Reisijate nimekirja XML või XLS/XLSX fail üles laaditud saki alt "Dokumendid" Saabumisel, siis see avaldub koheselt nimekirjana juba ka saki all "Reisijad" Saabumisel.

 

NB! Realiseeritud on funktsionaal mitme faili korraga Üles laadimiseks (multi-upload). Pärast esimese faili üleslaadimist on Süsteem kohe valmis järgmise dokumendi juurde laadimiseks (nupp "Vali" ilmub alati uuesti). Niimoodi võimalik järjest üles laadida mitu (erinevat) dokumenti - Süsteem genereerib ise automaatselt ZIP-faili (milles rohkem kui 1 fail). Kõik üles laaditud failid jäävad samasse alla ka eraldi näha.

 

 

 

2. Reisijate andmete üleslaadimine Süsteemi XML/XLS/XLSX faili abil

 

2.1. Sisene Süsteemi alamlõiku "Laevakülastused", läbi alalõigu "Peamine" menüüs.

 

2.2. Leia vajalik LK Laevakülastuste nimekirja kaudu. Kasuta vajaliku LK leidmiseks vajadusel filtrit nimekirja päises (andmete sisestamise abiks vt. alamlõiku "Abifunktsioonid ja võimalused" alalõigust "(c)ONE tarkvara lühikirjeldus")

 

2.3. Sisene LK`se vastava rea alguses paikneva nupu LKnupp kaudu nimekirjas ja sealt sakile "Dokumendid" (Saabumisel)".

 

2.4. Laadi infobloki "Ülddeklaratsioon" väljale "Reisijate arv" üles vastavasisuline dokument klikiga nupul "Vali" (standartne funktsioon faili üleslaadimiseks kasutatava tööjaama kõvakettale). Sobivas formaadis XLS dokumendi saab eelnevalt alla laadida klikiga nupule excel4  samal real.

 

Näidis: Reisijate andmete üleslaadimine saabumisel XML/XLS/XLSX dokumendi üles laadimisega

 

passengers3

 

 

2.5. Sobivas formaadis XLM/XLS/XLSX faili üleslaadimisel ilmuvad andmed "Ülddeklaratsioon" ekraanivormi lahtritesse  "Reisijate arv", "Alla 12-aastaste laste arv" ja "Piletita reisijad" automaatselt. Lisaks täitub automaatselt reisijate andmete ekraanivorm saki all "Reisijad" (vt. Näidist p.3 all). Antud faili üles laddimise võimalus on kopeeritud ka nimetatud saki alla.

 

Näidis: saabumise Ülddeklaratsiooni ekraanivormi kaudu üleslaaditud reisijate nimekirja dokument (XLS)

 

passengers4

 

 

3. Reisijate andmete käsitsi sisestamine LK´e saki "Reisijad" ekraanivormi kaudu (sama XLS/XML/XLSX formaadis dokumendi üles laadimise võimalus kopeeritud ka saki "Dokumendid" Saabumisel ekraanivormi). Sama funktsiooni on võimalik kasutada ka üles laaditud faili andmete järgnevaks korrigeerimiseks vajadusel - otse nimetatud ekraanivormi sees.

 

3.1. Sisene Süsteemi alamlõiku "Laevakülastused", läbi alalõigu "Peamine" menüüs.

 

3.2. Leia vajalik LK Laevakülastuste nimekirja kaudu. Kasuta vajaliku LK leidmiseks vajadusel filtrit nimekirja päises (andmete sisestamise abiks vt. alamlõiku "Abifunktsioonid ja võimalused" alalõigust "(c)ONE tarkvara lühikirjeldus")

 

3.3. Sisene LK`se vastava rea alguses paikneva nupu LKnupp kaudu nimekirjas ja sealt sakile "Reisijad" (Saabumisel)".

 

Näidis: "Reisijad" (Saabumisel) ekraanivorm

 

passengers5

 

3.4. Võimalused Reisijate andmete sisestamiseks saabumise Reisijate nimekirja:

 

3.4.1. andmed juba üles laaditud ekraanivormi "Dokumendid" Saabumisel kaudu või XML/XLS/XLSX dokumentvõimalik üles laadida ka antud ekraanivormist (vt. tegevusi eelnevat alamlõigust "Saabumise ülddeklaratsioon"). Andmete avaldumine vastavalt allolevale Näidisele: (täidetud) Reisijad ekraanivorm Saabumisel

 

passengers6

 

3.4.2. reisjate andmete käsitsi sisestamine Reisijate nimekirja, reisija kaupa eraldi. Kliki nupule plus nimekirja vormi päises.

 

3.4.2.1. Avanevas uues "Reisija" ekraanivormis (vt. Näidist all: ekraanivorm Reisija andmete sisestamiseks):

 

avanevas uues "Reisija" ekraanivormis (all):

--kohustuslik arvväli "Nr." - sisesta väljale järjekorra number;

- kohustuslik tekstiväli "Eesnimi" - sisesta väljale isiku nimi;

- kohustuslik tekstiväli "Perekonnanimi" - sisesta väljale isiku perekonnanimi;

- kohustuslik väli "Sünniaeg" - sisesta väljale sünniaeg kas käsitsi või kasuta selleks kalender-funktsiooni;

- valikväli "Sünnikoht" - sisesta väljale riigi nimi või selle osa (eesti keeles) ja valik klikiga lahtrisse sobiv

- kohustuslik valikväli "Kodakondsusriik" - sisesta väljale riigi nimi või selle osa (eesti keeles) ja valik klikiga lahtrisse sobiv;

- kohustuslik tekstiväli "Dokumendi number" - sisestav väljale dokumendi number (copy-paste);

- kohustuslik valikväli "Dokumendi väljastanud riik" - sisesta väljale riigi nimi või selle osa (eesti keeles) ja valik klikiga lahtrisse sobiv;

- valikväli "Sugu" - sisesta valikust klikiga õige (mees või naine);

- valikväli "Laevale mineku sadam" - sisesta väljale sadama nimi või selle osa või selle kood (inglise keeles) ja valik klikiga lahtrisse sobiv;

- valikväli "Maalemineku sadam" - sisesta väljale sadama nimi või selle osa või selle kood (inglise keeles) ja valik klikiga lahtrisse sobiv;

- tekstiväli "Viisa number" - sisesta väljale viisa number (copy-paste);

- märkeruut "Piletita" - aktiviseeri väli juhul kui tegemist piletita reisijaga (sisesta "linnuke").

 

P.S. Vajadusel kasutaja vastavast Leotelust andmete sisetamiseks loendisse sisenemise nuppu  "Alusta valikut" luup kirje rea lõpus.

 

Näidis: ekraanivorm Reisija andmete sisestamiseks

 

pass6

 

 

3.4.2.2. Sisestada saab isikuid nii ühe kaupa kui ka mitu isikut sarnaselt järjest. Salvesta sisestatud andmed klikiga nupul save, kas iga isiku järel eraldi või pärast kõikide isikute sisestamist korraga. Mitme isiku sisestamiseks võimalik kasutada dialoogi "Luua uus" - "Jah", iga isiku andmete sisestamisele järgnevalt ja isikute andmete sisestamise lõpus alles salvestada andmed. Klikkides nupule "Ei" Dialoogis, avanenud sisestusvorm lihtsalt sulgub.

 

4. Reisijate nimekirja toimetamise võimalused (vt. Näidist p.3.4.1.):

 

isikuid on võimalik Reisijate nimekirjast eemaldad kõiki korraga, klikkides nupule "Eemalda kõik" nimekirja päise paremal ülemisel äärel;

isikuid on võimalik Reisijate nimekirjast eemaldada/Reisijate nimekirja lisada ühe kaupa - kasuta isiku nimekirjast eemaldamiseks nuppu minus vastava kirje rea lõpus ja uue kirje sisestamiseks nuppu plus nimekirja päises ja ilmub jällegi uus ekraanivorm "Reisija" (salvesta oma tegevus alati järgnevalt klikiga nupul save.)

reisija andmete muutmiseks Reisijate nimekirjas, sisene vajaliku isiku andmetesse läbi nupu LPL1 vastava rea alguses, teosta muudatused vastavalt p.3.4.2.1. kirjeldatud võimalustele ja Salvesta oma tegevus alati järgnevalt klikiga nupul save.

 

 

NB! Kasuta vajadusel nimekirja pööramiseks sobilikku kujusse nimekirja päises asetsevaid Sortereid ( vt. kirjeldust: "(C)ONE tarkvara lühikirjeldus" > "Abifunktsioonid"). Nimekiri avaneb alati kujul (sorteeringuga), milline oli kasutuses viimasel nimekirja külastusel (Deafault seisukord puudub).

 

 

5. Süsteemi p.2 või p.3 alusel sisestatud andmete alusel genereerub Süsteemis automaatselt saabumise printvorm  (PDF), vt. kirjeldust järgmisest alamlõigust  "Saabumise Reisijate nimekirja printvorm"

 

6. Dokumenti on muutmisel võimalik üles laadida vajadusel mitu korda ja esitamiseks tuleb see iga kord allkirjastada uuesti. Dokumenti saab edastada nii ühe kaupa kui koos teiste dokumentidega (vt. toiminguid elektrooniliseks allkirjastamiseks alamlõigust: " Süsteemi töö" > "Laevakülastused" > "LK loomine" > "Dokumentide elektrooniline allkirjastamine ja esitamine").

 

Kõik allkirjastatud ja edastatud dokumentide versioonid salvestuvad Dokumendi ajaloos (vt. selgitusi alamlõigus: "Süsteemi töö" > "Töölauad").

 

7. Reisijate nimekirja andmete ekspordiks Süsteemist Excel`isse, kliki nupul "Saada Excel`isse", nimekirja päise paremas ääres - avanevas dialoogis (all) vali "Save as" ja salvesta nimekiri standardselt oma arvuti kõvakettale.

 

passengers7

 

NB! Andmete kontroll faili alla laadimisel (ekspordil) Süsteemist minimaalne ehk Süsteemist eksporditakse Excel`isse andmed täpselt sellisel kujul ja mahus, kui need sisestatud. Samas ei luba Süsteem aga üles laadida (importida) valesti/puudulikult vormistatud andmetega faili.

 

 

LISAKS:

 

- Süsteem ei luba salvestada puudulike andmetega "Reisija" ekraanivormi.

 

P.S. Realiseeritud on tühikute automaatne kõrvaldamine esimese sõna eest ja tagumise sõna tagant.

 

Näidis: Süsteemi üleslaaditud FAL6 faili mall (XLS)

 

passengersXLS