Kasutajate (mass)teavitamine e-mailiga

Navigation:  Süsteemi töö >

Kasutajate (mass)teavitamine e-mailiga

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Kasutajatele personaliseeritud e-maili teateid läbi Süsteemi edastada saab ainult Administraator.

 

Igale kinnitatud e-maili saajale saadetakse alati eraldi iskustatud e-maili Teade (vt. selgitusi allpool).

 

NB! Selleks, et massteavitamine töötaks korralikult ON SOOVITATAV teostada saatmine võimalusel alati grupeeritult (näit. rollide, firmade, jne kaupa) näit. saata võimalusel teade alati kuni 300-le kasutajale korraga - selleks, et vältida saatmisel ajaprobleemi suurema hulga teadete töötlemisel.

 

 

1. Sisene alamlõiku "Kasutajad", alalõigu alt "Administraator" menüüs.

 

2. Vajalike kasutajate või kasutajagruppide mugavamaks leidmiseks kasuta vajalikke filtreid ja samuti ka sortereid nimekirja päises - filtrite parameetreid Nimi, Põhiroll, Isikukood kasuta vastavalt vajadusele kas ühekaupa või kombineeritult (andmete sisestamise abiks vt. alamlõiku "Abifunktsioonid ja võimalused" alalõigust "(c)ONE tarkvara lühikirjeldus").

 

NB! Kasutajate leidmiseks, kellel isikuandmete juures Süsteemis puudub e-maili aadress,

aktiviseeri filtri parameeter "E-post puudub" (kas eraldi või koos vajalike teiste filtri parameetritega). Süsteem edastab e-maili Teatised saatmisel ainult nendele kasutajatele, kellel e-maili aadress sisestatud.

 

3. Filtri käivitamiseks kliki nupul otsi.

 

4. Avaneb vastavate parameetritega kasutajate nimekiri (Juhul kui filtrit mitte kasutada avaneb kasutajate täisnimekiri, mida võimalik vajadusel pöörata lisaks veel ka nimekirja päises asetsevate Sorterite abil).

 

Näidis 1: KTK Kasutajate nimekiri

 

massteade2

 

 

5. Märgista nimekirjas ära kellele soovid E-maili teadet saata, milleks 3 võimalust:

- märgista kõik Kasutajad saajateks klikiga nupule "Vali kõik";

- aktiveeri käsitsi (ühe kaupa) märkeruut soovitava kasutaja rea alguses;

- kombineeritud variant - aktiviseeri kõik kasutajad nimekirjas nupuga "Vali kõik" ja deaktiveeri järgnevalt mittevajalikud Saajad klikiga aktiveeritud märkeruudu peal vastava kasutaja rea alguses;

 

NB! Filtri parameetri "Viimati sisseloginud (päevades)" kasutamisega võimalik piirata Kasutajate arvu, kellele teade saadetakse (juhul kui Kasutaja ei ole sisseloginud sisestatud X päeva vältel, siis Talle teadet automaatselt ei edastata!). Teate saatmisest loobumisel Dialoogis (klikkides "Ei"), tuleb saatmise vajadusel järgnevalt protsessi uuesti korrata!  

 

 

6. Mittevajaliku Kasutaja eemaldamiseks E-maili saajate ringist on 2 varianti:

- deaktiveeri kõik aktiveeritud kasutajad korraga - kliki nupul "Vabasta kõik";

- deaktiveeri käsitsi (ühe kaupa) märkeruut vajaliku Kasutaja rea alguses;

- kombineeritud variant - deaktiveeri kõik kasutajad nimekirjas nupuga "Vabasta kõik" ja aktiveeri järgnevalt vajalikud Saajad klikiga märkeruudu peal vastava kasutaja rea alguses;

 

 

7. Konkreetse e-maili teatise kinnitatud Saajate nimekirja ülevaatamiseks kliki järgnevalt nupul "Näita valitud [… isik(ud)]" ja avaneb uus nimekiri, kus ainult valitud Kasutajad teatise saamisele (nupu teksti ilmub kohale ... - number, vastavalt valitud Kasutajate arvule).

 

Näidis 2: Konkreetse E-maili teatise saamiseks kinnitatud Saajate nimekiri

 

massteade5

 

8. E-maili loomiseks/teksti sisestamiseks kliki järgnevalt nupul saada nimekirja esimese lahtri päises ja avaneb e-maili vorm:

- sisesta e-maili pealkiri väljale "Teema" (kohustuslik väli);

- sisesta e-maili tekst väljale "Teate sisu" (kohustuslik väli), kusjuures teksti üleviimise vajadusel järgmisele reale, kliki klaviatuuri klahvile "Enter";

- tekstide eemaldamiseks lahtritest "Teema" või "Teate sisu", kliki nupul kustuta, vastava lahtri juures.

 

Näidis 3: täidetud e-maili vorm

 

massteade3

 

9. Teate saatmiseks: kliki kindlasti nupul "Jah", ekraani päises tekkinud dialoogis "Saada?" ja E-mailid edastuvad kuni 10 min jooksul (olenevalt Saajate hulgast nimekirjas ja teadete hulgast järjekorras).

Teate mittesaatmiseks kliki koheselt nupul "Ei", ekraani päises tekkinud dialoogis "Saada?" ja Süsteem taastab situatsiooni vastavalt p.4.

 

10. Veateatised:

 

juhul kui püüad saata E-maili teatist ilma ühegi teatise Saajat sisestamiseta, ilmub ekraani päisesse vastav Veateatis (all):

 

massteade8

 

juhul kui püüad saata E-maili teatist Saajatele, kellel ühelgi ei ole E-maili aadressi Süsteemis, ilmub ekraani päisesse vastav Veateatis (all):

 

 

massteade7

 

 

 

Lisaks:

- Süsteemi kaudu edastatava E-maili teate juurde manusfaili lisada ei saa!

- edastatud e-maili teatis salvestub Süsteemi Logides;

- E-maili teatised edastuvad ainult nendele Kasutajatele, kellel on andmete juurde Süsteemis sisestatud E-maili aadress (kasuta E-maili aadressita Kasutajate leidmiseks filtri parameetrit "E-post puudub" Kasutajate nimekirja päises);

- sisesta ise või lase Organisatsiooni Kontoadministraatoril või siis Kasutajatel endal sisestada töötav E-maili aadress nende kontaktandmete juurde Süsteemi.

 

 

Näidis: saadetud e-mail avatuna Süsteemi logist

 

massteade4

 

 

Lisaks:

 

1. Funktsiooni juures on realiseeritud võimalus sama e-maili Teate edastamiseks mitmele erinevale kasutajagrupile summeeritult:

 

selleks tuleb

- pärast esimese saajate grupi määramist vastavalt p.5, lisa koheselt juurde üks või mitu saajate gruppi sarnaselt p.2 - p.6 kirjeldatule (kõik saajad reastuvad summeeritult üksteise alla nimekirja (nupu teksti "Näita valitud [… isik(ud)]" ilmub kohale ... - number, vastavalt valitud Kasutajate lõpparvule);

- teate saatmiseks jätka vastavalt kirjeldusele p.7- p.9.

 

2. Funktsiooni juures on realiseeritud saajatele isikustatud e-maili Teadete saatmise võimalus selleks, et vältida domeeni sattumist "spämmerite" musta nimekirja :

 

- sisesta välja "Teate sisu" esimesele reale isikustatud pöördumine (vt. Näidist all) e. nimetatud reale sisestatud kood %NAME% asendub saatmisel alati saaja nime ja perekonna nimega, saamiseks kinnitatud saajate nimekirja alusel.

igale kinnitatud e-maili saajale saadetakse alati eraldi iskustatud e-maili Teade.

 

spam